Privacyreglement

Per 25 mei 2018 geldt overal in de Europese Economische Ruimte (EER) dezelfde privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG vervangt de ‘Wet bescherming persoonsgegevens’. Het doel van de AVG is individuen controle te geven over de verwerking van hun eigen persoonsgegevens, en ook hier vanuit de overheid op te kunnen gaan handhaven.

Persoonsgegevens betreft informatie die direct of indirect herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Bijzondere persoonsgegevens betreffen gegevens die duiden op een godsdienst of levensbeschouwing, ras, politiek gezindte, gezondheid of seksuele leven.

De AVG legt aan partijen die persoonsgegevens verwerken verschillende verplichtingen op afhankelijk van de rol die zij bij de verwerking vervullen. In dit Privacy Document wordt uiteen gezet hoe NMCX Centrum voor Duurzaamheid en haar leveranciers vorm geven aan deze wetgeving.

Mag Centrum voor Duurzaamheid Haarlemmermeer persoonsgegevens verwerken?

Er zijn diverse redenen waarom een organisatie persoonsgegevens mag verwerken. Grondslagen die worden gehanteerd:

  • Op basis van een overeenkomst, denk aan arbeidsovereenkomst, of overeenkomst met zzp’ers of vrijwilligers. Hiervoor geld er tevens wetgeving om personen te identificeren.

  • Daarnaast voeren wij uit op basis van verkregen toestemming. Denk aan het verzamelen van emailadressen om nieuwsbrieven uit te sturen, of verzamelen van emailadressen voor het uitsturen van gegevens om een webinar te kunnen volgen.

 

Hoe gaat Centrum voor Duurzaamheid Haarlemmermeer om met persoonsgegevens?

Wanneer personen zich aanmelden voor activiteiten, de nieuwsbrief van Centrum voor Duurzaamheid of een inschrijfformulier voor informatie, activiteit invullen, of vrijwilligerswerk willen gaan doen vragen we om persoonsgegevens te verstrekken.

Deze gegevens worden afhankelijk van het doel opgeslagen in ‘Mailchimp’, van waaruit onze nieuwsbrieven en persberichten verstuurd worden, of op onze website zoals voor het opgeven voor activiteiten, of in onze beschermde digitale omgeving voor vrijwilligerswerk.

We houden een verwerkingsregister bij met alle persoonsgegevens die wij verwerken, dit kan onder andere zijn: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd/geboortedatum, en zo nodig: bankrekeningnummer, VOG en burgerservicenummer.

Met het verstrekken van deze gegevens kunnen wij onze activiteiten voorbereiden, onze statistieken bijhouden, berichten versturen en rapporteren aan de accountant en de belastingdienst. NMCX Centrum voor Duurzaamheid bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor de gegevens worden verzameld en verwerkt, of hanteert een wettelijke bewaartermijn.

Bezoekersrechten

Iedereen heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering kan worden gestuurd naar info@duurzaamheidhaarlemmermeer.nl
Centrum voor Duurzaamheid zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek reageren.

Klachtrecht

Bezoekers hebben het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens)

Ontvangers van persoonlijke data 

Centrum voor Duurzaamheid Haarlemmermeer maakt gebruik van applicaties waar persoonsgegevens in worden bewaard:

  • Beheer adreslijsten voor verzending nieuwsbrieven.

  • Beheer urenregistratie

  • Beheer Administratie 

  • Beheer energiecoaching

  • Salarisadministratie en Accountant

  • Beheer en helpdesk voor desktop en online omgeving

  • Webstatistieken

Datalek

Centrum voor Duurzaamheid neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Bij Centrum voor Duurzaamheid zijn een aantal risico’s benoemd voor datalekken veroorzaakt door gedrag van medewerkers/vrijwilligers:

  • verloren laptop of usb-stick

  • papieren waarop handmatig persoonsgegevens zijn aangegeven

  • verloren (zakelijke) telefoon

  • aan de verkeerde persoon verzonden e-mail

Bewustwording is een belangrijke preventieve actie, en voor de papieren is een nauwkeurig protocol omschreven in dit document en in het register van verwerkingsactiviteiten Persoonsgegevens Centrum voor Duurzaamheid Haarlemmermeer.

Externe voorbeelden van risico’s op datalekken betreffen hacks of technische storingen waarover meer in de verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers is opgenomen.

Indien een datalek is geconstateerd, wordt dit gemeld bij de autoriteit persoonsgegevens en betrokken personen. Het feit wordt gearchiveerd in het overzicht van geconstateerde datalekken (in het Register van verwerkingsactiviteiten Persoonsgegevens Centrum voor Duurzaamheid). Aanspreekpunt voor klachten en verantwoordelijke voor het melden van datalekken is de directeur, Karen Meinhardt. 

Het privacy document wordt aan nieuwe medewerkers, vrijwilligers en stagiairs verstrekt en is te vinden op de website van Centrum voor Duurzaamheid.